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Wie richte ich das Mahnwesen ein?

1. Event mappen: Definieren Sie die relevanten Ereignisse und Zuordnungen, die den Mahnprozess auslösen sollen.
2. Template hinterlegen: Hinterlegen Sie die entsprechenden Mahnschreiben-Templates, die für die Kommunikation mit Ihren Kunden verwendet werden.
3. EE zur Definition des Mahnprozesses: Nutzen Sie unsere Experten Einstellung (EE), um den Mahnprozess detailliert zu definieren und an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen. Durch die Einstellung des Stichtags in den EE wird das Mahnwesen aktiviert.

Was passiert, wenn mehr als eine Forderung in einem Vertrag gemahnt werden könnten?

1. Vertragsbasierte Mahnung: Es wird immer der gesamte Vertrag gemahnt, basierend auf den zu mahnenden Forderungen.
2. Höchste Mahnstufe: Entscheidend für die Mahnung ist die höchste Mahnstufe der gemahnten Forderungen innerhalb des Vertrags.
3. Erstellung der ersten Mahnung: Bei der ersten zu mahnenden Forderung im Vertrag wird eine Mahnung erstellt.
4. Keine zusätzlichen Mahnungen: Gibt es weitere zu mahnende Forderungen, deren Mahndatum vor der Mahnfrist der bereits gemahnten Forderung liegt, wird keine neue Mahnung erstellt. Die nächsthöhere Mahnstufe wird erst erreicht, wenn die Mahnfrist der Forderung mit der höchsten Mahnstufe abläuft.
5. Einmalige Mahngebühren: Mahngebühren fallen pro Vertrag nur einmalig für die höchste erreichte Mahnstufe an:
   • Eine Forderung in Mahnstufe 1 = eine Mahngebühr für Stufe 1.
   • Mehrere Forderungen gleichzeitig in Mahnstufe 1 = eine Mahngebühr für Stufe 1.
   • Eine Forderung in Mahnstufe 2 = eine Mahngebühr für Stufe 2.
   • Weitere Forderungen in Mahnstufe 2 = keine zusätzliche Mahngebühr, da diese bereits erhoben wurde.

Wie ist der Zusammenhang zu Rücklastschriften?

1. Rücklastschriftgebühren (RLS-Gebühren): Diese Gebühren werden nicht direkt gemahnt. Sie fallen als separate Position an, wenn eine Lastschrift zurückgebucht wird.
2. Integration in Mahnschreiben: Wenn RLS-Gebühren vor der Erstellung einer Mahnung angefallen sind, werden sie im Mahnschreiben informativ aufgeführt. Das Mahnschreiben enthält dann neben der fälligen Ursprungsforderung und den angefallenen Mahngebühren auch die RLS-Gebühren, sodass der Kunde die gesamte offene Summe klar nachvollziehen kann.
3. Separates Rücklastschriftschreiben: Bei aktivierter RLS-Funktion wird zusätzlich ein separates Schreiben erstellt. Dieses Schreiben enthält die Summe der Ursprungsforderung sowie die angefallene RLS-Gebühr und wird unabhängig von der regulären Mahnung an den Kunden gesendet.

Wie läuft die Kündigung im Mahnverfahren ab?

1. Kein eigener Kündigungsprozess: Im Mahnverfahren gibt es keinen speziellen Kündigungsprozess. Stattdessen wird der Standardprozess für Kündigungen verwendet.
2. Automatischer Kündigungsprozess: Bei aktivierter Experten-Einstellung wird der Standardkündigungsprozess automatisch eingeleitet, sobald die Bedingungen im Mahnverfahren erfüllt sind.
3. Manuelle Kündigungsentscheidung: Wenn die Experten-Einstellung deaktiviert ist, erscheint im Vertrag eine Vertragsaktion. Hier kann der Standardkündigungsprozess manuell eingeleitet oder abgelehnt werden, abhängig von der individuellen Entscheidung.

Wie stelle ich welche Fristen am besten ein (Zahlungsfristen + RLS-Fristen + Mahnfirsten)?

1. Ursprüngliche Zahlungsfristen:
   • Empfohlene Dauer: Setzen Sie das ursprüngliche Zahlungsziel auf 10 bis 14 Tage nach Rechnungsstellung. Diese Frist gibt den Kunden ausreichend Zeit zur Begleichung der offenen Forderung.
2. Mahnfristen:
   • Zeit zur ersten Mahnung: Wenn die ursprüngliche Zahlungsfrist verstrichen ist und keine Zahlung eingegangen ist, setzen Sie die Mahnfrist auf 5 bis 7 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist. Dies ermöglicht eine zügige, aber nicht zu aggressive Mahnung.
   • Frist zwischen Mahnungen: Zwischen der ersten und der erneuten Mahnung sollte eine weitere Frist von 5 bis 7 Tagen liegen. Dies gibt den Kunden eine letzte Chance zur Zahlung, bevor weitere Maßnahmen eingeleitet werden.
3. Rücklastschrift-Fristen:
   • Reaktionszeit nach Rücklastschrift: Wenn eine Rücklastschrift erfolgt, sollte die Frist zur Begleichung der ursprünglichen Forderung und der RLS-Gebühr ebenfalls 5 bis 7 Tage betragen. Diese Frist sollte den Kunden ausreichend Zeit geben, die Zahlung erneut vorzunehmen und zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Indem Sie diese Fristen so einstellen, schaffen Sie einen ausgewogenen Mahnprozess, der sowohl fair gegenüber dem Kunden ist als auch die Liquidität Ihres Unternehmens sichert.

Welche Forderungstypen werden gemahnt, welche werden nicht gemahnt?

1. Mahnbare Forderungen:
   • Rechnungen: Es werden ausschließlich Forderungen vom Typ „Rechnung“ gemahnt. Diese bilden die Grundlage für den Mahnprozess.
2. Nicht-mahnbare Forderungen:
   • Rücklastschriftgebühren: Rücklastschriftgebühren werden nicht direkt gemahnt. Sie erscheinen jedoch informativ auf dem Mahnschreiben, um den Kunden die vollständige offene Summe zu verdeutlichen.
   • Mahngebühren: Auch Mahngebühren werden nicht separat gemahnt, sondern ebenfalls nur informativ auf dem Mahnschreiben dargestellt.