Dienstwagen zu Hause laden: Neue Abrechnungsregeln ab 2026 – das müssen Unternehmen wissen

Die neue E-Dienstwagen-Regelung – das ändert sich

Abschied von der Pauschale – was ab 2026 nicht mehr möglich ist

Ab 2026 entfällt die pauschale Erstattung von Stromkosten für zu Hause geladene E-Dienstwagen. Feste Monatsbeträge sind dann nicht mehr zulässig. Stattdessen dürfen Unternehmen nur noch die tatsächlich angefallenen Stromkosten erstatten – entweder auf Basis real gemessener Verbräuche oder über klar definierte, zulässige Alternativen, zu denen wir später noch kommen. Für Arbeitgeber:innen steigt damit der Handlungsdruck: Bestehende Regelungen müssen überprüft und Erstattungsmodelle ggf. neu aufgesetzt werden.

Genaue Verbrauchserfassung wird Pflicht – diese Messlösungen sind zulässig

Kern der neuen Regelung ist der verpflichtende Nachweis der geladenen Strommengen. Erstattungen sind nur noch möglich, wenn die tatsächlich geladenen Kilowattstunden dokumentiert werden. Dafür kommen verschiedene Messlösungen infrage: Stromzähler in der Wallbox, mobile Messgeräte oder fahrzeugseitig erfasste Verbrauchsdaten.

Bei Wallboxen mit integriertem Stromzähler können Mitarbeitende über ein Zugangsmedium wie einem RFID-Chip oder einer App eindeutig identifiziert werden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass nur autorisierte E-Dienstwagen geladen werden und eine saubere Trennung von dienstlich und privat verbrauchtem Strom erfolgt. Unabhängig von der gewählten Lösung sind Unternehmen verpflichtet, die Erfassung und Abrechnung der Ladevorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren. Ein Nachweis über Eigenbelege durch den Arbeitnehmer ist nicht mehr zulässig.

Im Überblick:

• Pauschale Stromkostenerstattung entfällt
• Grundgebühren aus dem Stromliefervertrag dürfen anteilige berücksichtigt werden
• Pragmatische Lösung mit durchschnittlichem Strompreis für dynamische Tarife oder allgemein anhand Daten des Statistischen Bundesamts
• Erstattung nur noch auf Basis realer Verbräuche mit Nachweis der geladenen kWh
• Messung über Wallbox-Zähler, mobile Geräte oder Fahrzeugdaten möglich
• Eigenbelege sind nicht mehr zulässig

Welche Strompreise dürfen erstattet werden?

Durch das Schreiben des BMF ist klar, dass es sich bei der Erstattung der vom Arbeitnehmenden selbst getragenen Stromkosten an einer privaten Ladeeinrichtung für betrieblichen E-Fahrzeuge, um einen steuerfreien Auslagenersatz nach § 3 Nummer 50 EstG handelt. Somit ist darauf zu achten, dass auch automatisierte Lösung von Dienstleistern als Auslagenersatz ausgestaltet sind, um eine umsatz- und ertragssteuerlich saubere Abwicklung für Abreitnehmende sicherzustellen.

Bei dieser Erstattung von zu Hause geladenem Strom für E-Dienstwagen dürfen Unternehmen künftig mehr als nur den reinen Arbeitspreis berücksichtigen. Neben dem kWh-Preis kann auch der anteilige Grundpreis des Stromvertrags in die Berechnung einfließen. Voraussetzung ist, dass die zugrunde liegende Berechnung nachvollziehbar dokumentiert wird. Maßgeblich ist dabei der individuelle, feste Strompreis aus dem Vertrag der Arbeitnehmer:innen mit dem Stromanbieter.

Als Alternative zur individuellen Ermittlung des Haushaltsstrompreises ist es zulässig, den halbjährlich veröffentlichten Gesamtstrompreis für private Haushalte des Statistischen Bundesamts (Statistik-Code 61243-0001, „Durchschnittspreise einschließlich Steuern, Abgaben und Umlagen“) anzusetzen. Hierbei ist jeweils der für das erste Halbjahr des Vorjahres veröffentliche Wert zu nutzen. Dieser gilt einheitlich für ein gesamtes Kalenderjahr und vereinfacht die Abrechnung – ersetzt jedoch nicht den Nachweis der tatsächlich geladenen Kilowattstunden.

Für Mitarbeitende mit dynamischen Stromtarifen und angeschlossenen Balkonkraftwerken und Photovoltaik-Anlagen sieht die Regelung eine Sonderlösung vor: Hier können alternativ monatliche Durchschnittspreise inklusive anteiligem Grundpreis verwendet werden. Auch in diesem Fall müssen Verbrauchsdaten und Preisgrundlage eindeutig dokumentiert sein.
(Quelle: BMF-Schreiben vom 11.11.2025)

Organisatorische Herausforderungen für Unternehmen

Die neuen Vorgaben wirken sich nicht nur auf die Technik, sondern vor allem auf interne Prozesse aus. Bestehende Dienstwagen- und Erstattungsregelungen müssen überprüft und angepasst werden. Unternehmen müssen sich für ein einheitliches Erstattungsmodell entscheiden und klare Vorgaben für die eingesetzte Ladehardware definieren – insbesondere für Wallboxen im privaten Umfeld von Mitarbeitenden.

Hinzu kommt die Pflicht zur revisionssicheren Dokumentation aller relevanten Daten: geladene Strommengen, angewandte Preise und Erstattungszeiträume. Ohne digitale Unterstützung steigt der administrative Aufwand erheblich – vor allem dann, wenn Ladevorgänge an unterschiedlichen Orten zusammengeführt und konsistent abgerechnet werden sollen. Genau hier zeigt sich der Vorteil von chargecloud.

E-Dienstwagen zu Hause und am Firmenstandort mit chargecloud laden

Mit den neuen Regelungen ab 2026 sind Unternehmen verpflichtet, den Ladestrom für E-Dienstwagen nachvollziehbar zu erfassen, korrekt abzurechnen und dokumentieren zu können – sowohl am Firmenstandort als auch an Home-Wallboxen der Mitarbeitenden.

Mit dem chargecloud Operating System lassen sich all diese Pflichten problemlos umsetzen. Das System erfasst alle Ladevorgänge zentral, egal ob am Firmenparkplatz oder zu Hause für alle E-Mobility Use Cases. Dabei werden die Ladevorgänge beim Arbeitnehmer zu Hause – und somit zunächst selbst getragenen Stromkosten – auch buchhalterisch klar von anderen Ladevorgängen getrennt erfasst.  Während kostenpflichtige öffentliche Ladevorgänge direkt an den Arbeitgeber über eine Sammelrechnung für die Flotte mit Einzelverbindungsnachweis abgerechnet werden, wird die Auslagenerstattung an Arbeitnehmende getrennt behandelt und automatisiert vorbereitet.

Arbeitgeber erhalten einen Sammelbeleg zum Übertrag in die Lohnbuchhaltung als PDF oder CSV für alle Dienstwagen mit den individuellen Tarifen und Verbräuchen der Arbeitnehmer:innen. Diese wiederum erhalten jeweils automatisiert einen Beleg für ihre eigenen Unterlagen. Die jeweils hinterlegten Strompreise können von beiden Seiten per App oder Webportal gepflegt und eingesehen werden, sodass Verwaltungsaufwand minimiert wird.

Dabei kann chargecloud nicht nur direkt von Unternehmen genutzt werden, sondern auch als White-Label-Lösung für Dritte, die auf dieser Basis einen Home Charging Service für Arbeitgeber bereitstellen. So behalten Unternehmen jederzeit die volle Transparenz über alle Ladepunkte und können die Abrechnung der E-Dienstwagen effizient, skalierbar und revisionssicher gestalten – unabhängig davon, über welches Betriebsmodell der Service angeboten wird. 

chargecloud – Kernfunktionen im Überblick

• Zentrale Erfassung aller Ladevorgänge (Firmenstandort & Home-Wallbox)
• Rechtssichere Abrechnung nach gesetzlichen Vorgaben
• Automatisierte Rückerstattungsbelege für Arbeitgeber
• Trennung von dienstlichen und privaten Ladevorgängen
• Echtzeit-Übersicht über Fahrzeuge, Ladepunkte und Verbrauch
• Skalierbar für kleine und große Flotten
• Reduzierung manueller Prozesse und Fehlerquellen
• Revisionssichere Dokumentation und Reporting
• Einsetzbar als White-Label-Lösung für Home Charging Service-Anbieter
• Flexible Nutzung – direkt durch Unternehmen oder über externe Dienstleister